Сканирование и архивация документов: как выполняется, особенности процесса

Классическая бумажная архивация постепенно исчезает, ведь этому предшествуют ряд таких недостатков, как: громоздкость, особые условия хранения и уязвимость. Что уже говорить о сложности систематизации и хранения стандартных печатных файлов. Альтернатива этому – сканирование и архивация документов. Это современная процедура перевода печатных файлов в цифровое пространство или электронный вид. Удобно? Да, еще и практично.

Как выполняется сканирование и последующая архивация

Скорость процедуры напрямую зависит от количества файлов, которые нуждаются в сканировании. Алгоритм перевода документации в электронный формат:

• Подготовка файлов к сканированию. Процесс предполагает изъятие креплений, скрепок и других фиксирующих элементов, которые бы помешали процессу.
• Сканирование файлов, перевод и сохранение файлов в необходимый формат.
• Переименование (индексирование) файлов по требованиям компании или заказчика.
• Возвращение документации в исходный вид для дельнейшего хранения.

Главный плюс оцифровки в том, что она осуществляется независимо от того, в каком состоянии находятся документы конкретно сейчас. Выполнять сканирование и архивацию рекомендуется специалистам.

Какой формат выбрать: PDF или TIFF

Выбор форматов обычно ограничивается двумя решениями:

• PDF – самый распространенный формат хранения, которому свойственны следующие преимущества: не занимают много места; открываются большинством программ; позволяет искать нужную информацию по тексту. Если документация проходит постоянные манипуляции, то лучше остановиться на представленном решении.
• TIFF – альтернатива для ситуаций, когда необходимо сохранить высокое качество текстовых или графических файлов. Единственный минус разрешения – большой размер файла, из-за чего он занимает много места в системе и усложняет процесс обмена и передачи между пользователями.

Представленные варианты можно совмещать и совместно использовать в одной системе. Поручите процедуру сканирования и последующей оцифровки квалифицированным исполнителям. От подготовки и проведения процесса зависит качество, доступность и структурированность данных, которые в дальнейшем будут использоваться для рабочих задач и целей.