Полиграфия для мероприятий: полный чек-лист, чтобы всё успеть и не сойти с ума

За неделю до конференции, выставки или корпоратива почта разрывается, подрядчики срывают сроки, а список дел, кажется, только растет. Знакомая ситуация? В этом хаосе есть тихий, но коварный враг — полиграфия. Бейджи, программа, ролл-ап, пакеты… О них часто вспоминают в последний момент, когда на качественную печать уже не остается ни времени, ни сил.

Эта статья — ваше спасение. Мы в Copy General не просто печатаем продукцию для ивентов, мы помогаем их организовывать на высшем уровне уже много лет. Поэтому мы создали исчерпывающее руководство: с подробным чек-листом, реалистичными сроками и разбором фатальных ошибок. Сохраните эту страницу в закладки, и подготовка к следующему мероприятию пройдет гораздо спокойнее. Обещаем.

 

Зачем вообще нужна полиграфия для мероприятий?

 

Многие воспринимают печатную продукцию как досадную необходимость. «Распечатаем бейджи, и хватит». Но это огромная ошибка. Качественная полиграфия — это молчаливый помощник, который работает на вас на протяжении всего ивента.

• Первое впечатление: Приглашение или флаер — первое, с чем сталкивается ваш гость. Их вид формирует ожидания от события.

• Навигация и информирование: Указатели, программы, расписания помогают людям ориентироваться и чувствовать себя комфортно. Никто не любит блуждать в поисках нужного зала.

• Имидж и статус: Согласитесь, есть разница между распечаткой на офисном принтере и профессионально отпечатанной брошюрой на дизайнерской бумаге. Полиграфия напрямую транслирует уровень вашего мероприятия.

• Долгосрочный эффект: Брендированный блокнот, папка или каталог — это то, что гость заберет с собой. И они будут напоминать о вас и вашем бренде еще долгое время после окончания ивента.

Профессиональный лайфхак: Продумайте единый визуальный стиль для всей полиграфии. Используйте одни и те же шрифты, цвета и логотипы на всем: от бейджа до пресс-волла. Это создает ощущение целостности и профессионализма.

 

Абсолютно полный чек-лист полиграфии: что, где и когда

 

Чтобы вы ничего не упустили, мы разбили список на три логических этапа. Адаптируйте его под свое событие — конференцию, выставку, семинар или корпоративный праздник.

 

Материалы «ДО» мероприятия (создаем ажиотаж)

 

• [ ] Приглашения и конверты: Электронные — это быстро, но бумажные — статусно.

• [ ] Афиши и постеры: Для анонса в офисах, у партнеров, на профильных площадках.

• [ ] Флаеры и листовки: Для раздачи на других мероприятиях или для промо-акций.

• [ ] Билеты: Если мероприятие платное.

 

Материалы «ВО ВРЕМЯ» мероприятия (навигация и комфорт)

 

• Для участников:

  • [ ] Бейджи: Самый важный элемент! Не забудьте продумать размер, крепление (лента, магнит, клипса) и материал.

  • [ ] Ленты для бейджей (ланъярды): Отличная площадка для логотипов спонсоров.

  • [ ] Программа / Расписание / Карта мероприятия: Чтобы гости не заблудились.

  • [ ] Блокноты и ручки: Люди любят делать заметки.

  • [ ] Пакеты или папки: Сложить все раздаточные материалы.

  • [ ] Раздаточные материалы: Брошюры, каталоги, листовки от вашей компании и партнеров.

  • [ ] Сертификаты участников / Дипломы.

  • [ ] Меню / Карта напитков: Для банкетов и кофе-брейков.

  • [ ] Анкеты обратной связи.

• Для оформления площадки:

  • [ ] Пресс-волл / Фотозона (Press Wall): Фон для фотографий с логотипами.

  • [ ] Ролл-апы (Roll-up): Мобильные стенды для информации или навигации.

  • [ ] Приветственный баннер/постер на входе.

  • [ ] Навигационные указатели: «К залу №1», «Гардероб», «Регистрация».

  • [ ] Таблички на столы: Имена спикеров, нумерация столов.

  • [ ] Брендированные наклейки: Для декора, на ноутбуки, как сувенир.

  • [ ] Тейбл-тенты (Table Tents): «домики» с информацией на столах.

 

Материалы «ПОСЛЕ» мероприятия (закрепляем эффект)

 

• [ ] Благодарственные открытки: Спикерам, партнерам, VIP-гостям.

• [ ] Брендированные сувениры: Календари, планеры с вашим логотипом.

 

Планирование по-умному: идеальный тайминг заказа полиграфии для мероприятий

 

“Срочно за 24 часа” — это всегда стресс, компромисс по качеству и дороже. Чтобы этого избежать, используйте обратное планирование от даты мероприятия.

• За 1-2 месяца: Стратегия и дизайн Определитесь с полным списком необходимой полиграфии. Разработайте или адаптируйте дизайн-макеты. На этом этапе стоит запросить у типографии образцы бумаги, чтобы выбрать подходящие материалы.

• За 3-4 недели: Заказ сложных и офсетных позиций Время заказывать все, что требует сложной постпечатной обработки (вырубка, тиснение, выборочный лак) или печатается офсетным способом (большие тиражи каталогов, брошюр). Офсетная печать дает лучшее качество при больших объемах, но требует больше времени на подготовку.

• За 1-2 недели: Основной пул цифровой печати Это идеальное время для заказа большинства позиций: программ, листовок, блокнотов, постеров, ролл-апов. Цифровая печать быстрее и отлично подходит для средних и малых тиражей. Списки участников для бейджей редко бывают готовы раньше, поэтому планируйте их печать именно на этот срок.

• За 24-72 часа: План «Б» для срочных задач Форс-мажоры случаются. Сменился спикер, добавился спонсор, нашли опечатку. Что реально успеть? Благодаря цифровой печати, за 1-2 дня можно изготовить:

  • Визитки, листовки, флаеры.

  • Бейджи (если макет готов).

  • Наклейки.

  • Постеры и плакаты.

  А вот на печать большого баннера, каталога с клеевым переплетом или пакетов с логотипом за сутки рассчитывать не стоит.

 

Топ-5 ошибок, которые стоят денег и нервов (и как их избежать)

 

Мнение технолога: «Каждый второй срочный заказ связан с тем, что макет был подготовлен неправильно. Клиент теряет не только время, но и деньги, потому что мы не можем отправить в печать файл, который даст заведомо плохой результат. Проверка по нашему чек-листу сэкономила бы 90% этих нервов».

 

Ошибка №1: Забыть про технические требования

 

• Проблема: Макет в RGB, без вылетов, с картинками низкого разрешения.

• Почему это плохо: Цвета на печати будут тусклыми и непредсказуемыми (потому что печатные машины работают в цветовой модели CMYK, а не RGB, как экраны). А без вылетов (припусков на обрез) по краям изделия могут остаться белые полосы.

• Как избежать: Всегда запрашивайте технические требования у типографии. Обычно они есть на сайте. И передайте их вашему дизайнеру.

 

Ошибка №2: Неправильный выбор материалов

 

• Плохой пример: Печать ролл-апа на тонкой постерной бумаге. Он пойдет волнами от влажности и будет просвечивать.

• Хороший пример: Использовать специальный полипропилен или литую баннерную ткань (Frontlit), которые не деформируются и отлично держат цвет.

• Как избежать: Посоветуйтесь с менеджером типографии. Объясните задачу, и вам предложат оптимальный материал по соотношению цены и качества. Не стесняйтесь просить образцы.

 

Ошибка №3: Игнорирование цветопробы

 

• Проблема: Вы заказали 10 пресс-воллов, а на печати ваш фирменный синий цвет получился фиолетовым.

• Почему это плохо: Тираж на сотни тысяч рублей отправляется в мусорку.

• Как избежать: Для любых крупных и ответственных заказов всегда заказывайте цветопробу. Это тестовый отпечаток небольшого фрагмента на том же материале и оборудовании. Да, это стоит немного денег и времени, но это страховка от катастрофы.

 

Ошибка №4: Ужасная верстка и опечатки

 

• Проблема: В имени генерального директора на бейдже — опечатка. Контактный телефон на листовке — неверный.

• Как избежать: Вычитывайте текст минимум 3 раза. Дайте прочитать коллеге, не участвовавшему в создании макета. Проверяйте не только орфографию, но и все данные: даты, имена, телефоны, адреса.

 

Ошибка №5: Недооценка логистики

 

• Проблема: Ваш огромный пресс-волл готов в типографии в Москве в 18:00, а монтировать его нужно в 20:00 на площадке за городом.

• Как избежать: Заранее уточните у типографии габариты и вес готовой продукции. Продумайте, как вы ее повезете. Многие крупные типографии, включая Copy General, предлагают услуги доставки прямо на площадку, что экономит массу времени и нервов.

Заключение

Организация мероприятия — это марафон, а не спринт. И полиграфия — важная его часть, требующая такого же внимания, как аренда площадки или приглашение спикеров.

Главный совет, который мы можем дать: относитесь к типографии как к партнеру, а не просто подрядчику. Начните диалог заранее, используйте наш чек-лист, задавайте вопросы. Тогда вся печатная продукция будет готова в срок, в рамках бюджета и будет работать на успех вашего мероприятия, а не создавать проблемы.

---

Надеемся, этот чек-лист поможет вам в планировании. Когда вы определитесь со списком необходимой полиграфия для мероприятий и подготовите макеты, доверьте их печать профессионалам.

В Copy General мы специализируемся на комплексном оснащении мероприятий и понимаем, что такое “горящие сроки”. Мы поможем подобрать материалы, проверим макеты перед печатью и доставим готовый заказ прямо на площадку. Свяжитесь с нами, и давайте вместе сделаем ваше событие незабываемым.

• Телефон: +7 (495) 369-19-40

• E-mail: ok@copygeneral.ru

отправить запрос