Классическая бумажная архивация постепенно исчезает, ведь этому предшествуют ряд таких недостатков, как: громоздкость, особые условия хранения и уязвимость. Что уже говорить о сложности систематизации и хранения стандартных печатных файлов. Альтернатива этому – сканирование и архивация документов. Это современная процедура перевода печатных файлов в цифровое пространство или электронный вид. Удобно? Да, еще и практично.
Как выполняется сканирование и последующая архивация
Скорость процедуры напрямую зависит от количества файлов, которые нуждаются в сканировании. Алгоритм перевода документации в электронный формат:
- Подготовка файлов к сканированию. Процесс предполагает изъятие креплений, скрепок и других фиксирующих элементов, которые бы помешали процессу.
- Сканирование файлов, перевод и сохранение файлов в необходимый формат.
- Переименование (индексирование) файлов по требованиям компании или заказчика.
- Возвращение документации в исходный вид для дельнейшего хранения.
Главный плюс оцифровки в том, что она осуществляется независимо от того, в каком состоянии находятся документы конкретно сейчас. Выполнять сканирование и архивацию рекомендуется специалистам.
Какой формат выбрать: PDF или TIFF
Выбор форматов обычно ограничивается двумя решениями:
- PDF – самый распространенный формат хранения, которому свойственны следующие преимущества: не занимают много места; открываются большинством программ; позволяет искать нужную информацию по тексту. Если документация проходит постоянные манипуляции, то лучше остановиться на представленном решении.
- TIFF – альтернатива для ситуаций, когда необходимо сохранить высокое качество текстовых или графических файлов. Единственный минус разрешения – большой размер файла, из-за чего он занимает много места в системе и усложняет процесс обмена и передачи между пользователями.
Представленные варианты можно совмещать и совместно использовать в одной системе. Поручите процедуру сканирования и последующей оцифровки квалифицированным исполнителям. От подготовки и проведения процесса зависит качество, доступность и структурированность данных, которые в дальнейшем будут использоваться для рабочих задач и целей.
