Что такое оцифровка документации на самом деле?

Это не просто перевод бумажных листов в PDF или JPG. Профессиональная оцифровка документации — это многоэтапный проект, включающий:

1. Аудит и систематизацию: Анализ вашего бумажного архива, определение типов документов и разработка структуры будущего электронного хранилища.
2. Сканирование: Высокоскоростная и бережная оцифровка на промышленном оборудовании, подобранном под тип документации (от стандартных листов А4 до чертежей А0+).
3. Распознавание и индексация: Преобразование отсканированных изображений в текст (OCR) и присвоение каждому документу уникальных атрибутов (метаданных) для мгновенного поиска.
4. Создание электронного архива: Формирование единой, логичной базы данных, доступной для авторизованных сотрудников 24/7.
5. Интеграция: Подключение электронного архива к вашим корпоративным системам (СЭД, ERP, 1С).

Оцифровка документации для различных отраслей

Мы понимаем уникальные требования каждого бизнеса и имеем опыт работы с самыми сложными типами документов.

Проектная и техническая документация

ГОСТы, СНиПы, проектно-сметная документация, конструкторские чертежи, схемы и мануалы. Мы обеспечиваем высочайшую точность сканирования (до 1200 dpi), сохраняя все линии, сноски и мелкие детали. Создаем векторные копии и обеспечиваем полную совместимость с САПР (AutoCAD, ArchiCAD).

Бухгалтерская и финансовая документация

Первичные документы (счета-фактуры, акты, накладные), договоры, авансовые отчеты. Оцифровка упрощает подготовку к налоговым проверкам, ускоряет внутренние аудиты и обеспечивает быстрый доступ к финансовой истории компании.

Архивная и кадровая документация

Личные дела сотрудников, приказы, исторические архивы, протоколы. Мы гарантируем бережное обращение с ветхими и сшитыми документами, используя профессиональные сканеры, и обеспечиваем соблюдение законодательства.

Юридическая и договорная база

Исковые заявления, судебные решения, доверенности, уставные документы. Создание поисковой базы договоров позволяет юристам мгновенно находить нужные пункты, отслеживать сроки и контролировать исполнение обязательств.

Преимущества цифрового архива документов

Перевод бумажного документооборота в электронный формат решает множество задач современного бизнеса. Оцифрованные документы занимают минимум места, их невозможно потерять или случайно уничтожить. Поиск нужного договора или акта занимает секунды вместо часов работы в архиве. Электронные копии документов легко отправить контрагентам, использовать для удаленной работы сотрудников, интегрировать в системы электронного документооборота.

Особенно актуально сканирование документов для компаний, переезжающих в новый офис или оптимизирующих рабочее пространство. Вместо десятков шкафов с папками — компактный сервер или облачное хранилище с мгновенным доступом к любому файлу. При этом все юридически значимые документы можно заверить электронной подписью, что придает им полную юридическую силу.

Бизнес-результат: как оцифровка документации окупает вложения

Наш технологический процесс: гарантия качества и безопасности

Мы выстроили прозрачный и контролируемый процесс оцифровки, который гарантирует результат.

1. Предпроектный анализ. Наш специалист производит предварительную оценку объемов и состояния архива, согласования технического задания.
2. Конфиденциальная логистика. Мы организуем безопасное хранение ваших документов в нашем производственном центре на протяжении всего периода выполнения заказа.
3. Предварительная подготовка. Каждый лист проходит подготовку: удаление скрепок, скоб, расшивка, сортировка.
4. Сканирование и обработка. Оцифровка на соответствующем оборудовании с последующей автоматической обработкой: выравнивание, обрезка, чистка «цифрового мусора»
5. Формирование архива и передача. Мы структурируем файлы согласно ТЗ и передаем вам результат на защищенных носителях или загружаем в вашу систему.

Безопасность — наш главный приоритет

Мы понимаем ценность вашей информации и обеспечиваем многоуровневую защиту на всех этапах.

• Физическая безопасность: Закрытая производственная зона с системой контроля доступа и круглосуточным видеонаблюдением.
• Юридическая безопасность: Подписание соглашения о неразглашении (NDA) со всеми клиентами.
• Цифровая безопасность: Работа в закрытой сетевой инфраструктуре без доступа в интернет, шифрование данных при передаче.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Какова стоимость проекта по оцифровке документации? Ответ: Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от общего количества страниц, их формата, состояния, необходимости распознавания текста и глубины индексации. Отправьте нам запрос, и мы подготовим детальный расчет для вашего проекта.

Вопрос: Что происходит с бумажными оригиналами после оцифровки? Ответ: У вас есть 2 варианта: мы возвращаем вам оригиналы в том же виде, скрепляем и упаковываем или оставляем как есть без сшивки. Решение всегда за вами.

Вопрос: Сколько времени занимает оцифровка архива из 10 коробок? Ответ: Сроки зависят от сложности документации. В среднем, производительность нашего центра позволяет оцифровывать такой объем за 10-15 рабочих дней, включая все этапы от подготовки до контроля качества.

Готовы к цифровой трансформации?

Сделайте первый шаг к созданию эффективного электронного архива. Вы сможете лично оценить качество нашей работы и увидеть, как будет выглядеть ваш будущий цифровой архив.

Звоните для консультации с экспертом: +7 (495) 369-19-40

Отправьте запрос на расчет проекта: ok@copygeneral.ru