От бумажного хаоса к цифровому порядку: Зачем делать скан документов в PDF?

Каждый день компании сталкиваются с проблемами бумажного документооборота: долгий поиск нужного договора, риск утери или порчи оригиналов, сложность удаленного доступа для сотрудников. Скан документов в PDF решает эти проблемы раз и навсегда.

• Мгновенный доступ: Найти любой документ по ключевому слову за 5 секунд.
• Экономия пространства: Освободите офисные площади, занимаемые громоздкими шкафами.
• Безопасность и сохранность: Цифровые копии не выцветают, не рвутся и могут быть зарезервированы для защиты от любых форс-мажоров.
• Эффективная совместная работа: Легко отправляйте документы по почте, в мессенджерах или облачных сервисах, предоставляя доступ коллегам и партнерам.

Технологии, которые решают ваши задачи

Качество конечного PDF-файла напрямую зависит от оборудования и программного обеспечения. В Copy General мы используем парк профессиональной техники, подобранной под конкретные задачи.

Сканеры для больших объемов

Для оцифровки больших архивов (договоров, бухгалтерии, анкет) мы используем высокоскоростные сканеры Ricoh и  Xerox. Они способны обрабатывать до 100 страниц в минуту, автоматически удаляя пустые листы, выравнивая изображение и определяя ориентацию текста. Это идеальное решение для массового сканирования документов в PDF.

Программное обеспечение: ядро качества

Мы используем лицензионное ПО ABBYY FineReader, которое обеспечивает точность распознавания текста (OCR) до 99.8%. Это позволяет создавать полноценные PDF с возможностью поиска, где вы можете не только искать, но и копировать текст, сохраняя при этом оригинальный вид документа. Эта услуга выполняется по Вашему запросу!

Виды PDF-файлов: под каждую цель — свой формат

Не все PDF одинаковы. Мы создаем файлы, точно соответствующие вашим целям.

1. PDF с поиском (Searchable PDF)

Самый востребованный формат. Визуально это точная копия оригинала, но под изображением скрыт распознанный текстовый слой. Идеально для рабочих документов: договоров, актов, счетов, отчетов.

2. Архивный стандарт PDF/A

Формат, разработанный для долгосрочного (более 10 лет) хранения. Гарантирует, что файл откроется и будет выглядеть одинаково на любом устройстве даже через десятилетия. Обязателен для государственных архивов, кадровой и проектной документации.

3. Защищенный PDF с ограничением доступа

Для конфиденциальной информации. Можно установить пароль на открытие файла, запретить печать, копирование текста или внесение изменений. Дополнительно наносим видимые или невидимые водяные знаки для защиты от утечек.

4. Компактный PDF для веба и email

Оптимизируем размер файла без критической потери качества для быстрой отправки по почте или публикации на сайте.

Сканирование в Copy General vs. самостоятельная оцифровка

Как мы работаем: прозрачный процесс в 5 шагов

1. Консультация и расчет. Вы оставляете заявку, мы уточняем детали (объем, тип документов, требования к PDF) и рассчитываем точную стоимость если известно количество страниц и дркументов.
2. Доставка или визит. Вы привозите документы в наш офис на Павелецкой или заказываете нашего курьера (бесплатно при заказе от 5000 руб.).
3. Подготовка и сканирование. Мы аккуратно расшиваем (при необходимости), подготавливаем и сканируем документы на подходящем оборудовании.
4. Обработка и контроль качества. Выполняем OCR без коррекции, индексацию, обработку изображений.
5. Передача готового архива. Загружаем готовые PDF-файлы на защищенный облачный сервер, записываем на ваш носитель или передаем по FTP.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Вы сканируете цветные документы? Ответ: Да, мы сканируем в цветном, черно-белом режиме и в градациях серого. Современное ПО позволяет автоматически определять цветность, сохраняя цветными только печати, подписи и логотипы, что экономит размер файла.

Вопрос: Можно ли у вас отсканировать паспорт в PDF? Ответ: Да, мы выполняем сканирование личных документов с соблюдением всех норм законодательства и полной конфиденциальности. Вы получаете качественную PDF-копию в вашем присутствии за несколько минут.

Вопрос: Что такое индексация и для чего она нужна? Ответ: Индексация — это присвоение файлам осмысленных имен по заданному шаблону (например, “Договор_№123_от_01.01.2023_Ромашка.pdf”). Это позволяет мгновенно находить нужные файлы в папках, даже не открывая их.

Вопрос: Вы можете создать один многостраничный PDF из пачки документов? Ответ: Конечно. Это одна из наших стандартных услуг. Мы объединим все листы в один упорядоченный PDF-файл с возможностью навигации по страницам.

Сделайте первый шаг к цифровому порядку!

Не откладывайте оптимизацию вашего документооборота. Позвольте технологиям работать на вас.

Позвоните нам: +7 (495) 369-19-40

 Напишите на почту: ok@copygeneral.ru

Приезжайте в офис: г. Москва, 3-я Ямского поля улица 2 корпус 7 

Copy General — ваш надежный партнер в мире цифровых документов.